Odbor vnějších vztahů a služeb

Kontakty:

Mgr. Pavlína Heřmánková / ředitelka

Tel:
25707 2335
Fax:
25753 4490
hermankovap@senat.cz

Hlavními úkoly odboru vnějších vztahů a služeb je zabezpečení komunikace s veřejností včetně vyřizování podání občanů, ediční činnosti KS, podávání informací, poskytování služeb senátorům, zabezpečování akcí v sídle Senátu a spolupráce s tiskovým tajemníkem při práci se zástupci sdělovacích prostředků v Senátu.

Vnitřní členění:

Oddělení vztahů s veřejností

Zaměstnanci:

Stručná charakteristika:

Odbor vnějších vztahů a služeb prostřednictvím oddělení vztahů s veřejností zajišťuje zejména:

  1. potvrzení přijetí podání občanů adresovaných Senátu nebo Kanceláři Senátu a jejich vyřízení ve spolupráci s příslušnými orgány Senátu a útvary Kanceláře Senátu, s orgány státní moci a státní správy či s jinými subjekty nebo jejich postoupení příslušným orgánům Senátu či jednotlivým senátorům nebo útvarům Kanceláře Senátu, případně dalším úřadům a institucím,
  2. databázi podání a její průběžnou aktualizaci včetně statistického a analytického vyhodnocení došlých podání,
  3. vykonávání činnosti vyplývající pro Kancelář Senátu ze zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím (ve znění pozdějších předpisů), přijímání, evidování a vyřizování žádostí o poskytnutí informací v součinnosti s věcně příslušnými útvary Kanceláře Senátu,
  4. vypracování roční zprávy Kanceláře Senátu o činnosti v oblasti poskytování informací,
  5. přípravu, propagaci, realizaci a vyhodnocování koncepce využívání prostor sídla Senátu v rámci práce s veřejností zejména tím, že ve spolupráci s příslušnými útvary Kanceláře Senátu
    • koncepčně připravuje programy prezentace Senátu a jeho činnosti veřejnosti,
    • připravuje plán využití prostor sídla Senátu včetně Valdštejnské jízdárny na období kalendářního roku jako součást programů prezentace Senátu a jeho činnosti veřejnosti,
    • za Kancelář Senátu koordinuje využití Valdštejnské jízdárny,
    • plní další úkoly na poli práce s veřejností,
  6. organizaci a operativní zajišťování činností při zabezpečování provozu stálé expozice zpřístupněné veřejnosti,
  7. organizaci prohlídek sídla Senátu, včetně prohlídek v rámci „Dnů otevřených dveří“
  8. program činnosti a provoz informačního centra,
  9. provoz telefonní ústředny prostřednictvím externího subjektu,
  10. komplexní zabezpečování a systémové řízení veškeré ediční činnosti Kanceláře Senátu,
    • vydávání příležitostných publikací, studijních, informačních a propagačních materiálů souvisejících se Senátem a jeho orgány,
    • přípravu a zajišťování edice čtvrtletníku Senát,
    • realizaci publikace „Senát České republiky“ („album“ senátorů) a zajišťování jeho aktualizace na Internetu,
  11. objednávky periodického tisku pro jednotlivé útvary Kanceláře Senátu a vedení evidence dodávaných periodik a jejich archivaci (po dobu 3 měsíců),
  12. nákup odborných publikací pro jednotlivé útvary Kanceláře Senátu ve spolupráci s Parlamentní knihovnou a vede jejich evidenci,
  13. pracovní kontakt s knihovnou a čítárnou Parlamentu České republiky,
  14. vysílání zpravodajství, publicistiky a dalších TV pořadů na vnitřním TV okruhu,
  15. monitorování (natáčení) zpravodajských a publicistických pořadů televizních stanic, jejich zpracování a archivování po určitou dobu pro potřeby Senátu, pořizování videozáznamů a provádění fotodokumentace k akcím konaným v prostorách Senátu, zvláště ze schůzí Senátu,
  16. na vyžádání monitorovací službu sdělovacích prostředků pro funkcionáře Senátu, orgány Senátu a pro zaměstnance Kanceláře Senátu k politicko-společenským tématům,
  17. každoroční vyhotovení „Kalendária“ Senátu,
  18. na žádost tiskového tajemníka Kanceláře Senátu spolupráci se zástupci sdělovacích prostředků.

Oddělení senátních služeb

Zaměstnanci:

Stručná charakteristika:

Odbor vnějších vztahů a služeb prostřednictvím oddělení senátních služeb zajišťuje zejména:

  1. zdravotnické služby při schůzích Senátu a významných akcích konaných v Senátu,
  2. komplex služeb při oficiálních společenských a pracovních příležitostech ve spolupráci s oddělením protokolu,
  3. organizaci a vlastní realizaci akcí požadovaných výbory a komisemi Senátu, senátorskými kluby a jednotlivými senátory včetně funkcionářů Senátu konaných v prostorách sídla Senátu (i včetně výjezdních zasedání) a spolupráci s externími organizacemi, které se na zajištění akcí (zasedání) podílejí,
  4. služby při schůzích Senátu na základě požadavku odboru organizačního,
  5. provoz jednotného help desku pro administrativní záležitosti, technickou správu a odbor informačních technologií,
  6. ve spolupráci s oddělením vztahů s veřejností prohlídky historických prostor sídla Senátu,
  7. na žádost senátorů vstupenky na kulturní a sportovní akce.