Zásady pro podání a zpracování žádosti Subjektu údajů o práva Subjektu údajů podle nařízení GDPR v Kanceláři Senátu

Článek 1
Úvodní ustanovení

Kancelář Senátu se v podrobnostech při zpracování žádosti Subjektu údajů o práva Subjektu údajů podle nařízení GDPR řídí následujícími zásadami. Zásady rovněž vymezují náležitosti žádosti a jejího podání.

Článek 2
Pojmy

Správce – Kancelář Senátu (dále též „KS“)

Koordinátor pro práva subjektů údajů – Odbor vnějších vztahů a služeb Kanceláře Senátu, který zajišťuje zpracování žádostí Subjektu údajů adresované Kanceláři Senátu.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů – jmenovaná osoba, která provádí kontrolu výkonu ochrany osobních údajů dle GDPR v Kanceláři Senátu.

Subjekt údajů – fyzická osoba, která žádá Kancelář Senátu o uplatnění práva (dále též „žadatel“).

Článek 3
Náležitosti žádosti a jejího podání, příjem žádosti

1. Kancelář Senátu poskytuje informace žadateli na základě žádosti.
2. Příjem žádostí je prováděn výhradně proti jednoznačné identifikaci Subjektu údajů (ztotožnění), tedy podáním žádosti datovou schránkou Subjektu údajů, podáním žádosti podepsané uznávaným elektronickým podpisem Subjektu údajů založeným na kvalifikovaném certifikátu s Identifikátorem MPSV prostřednictvím elektronické podatelny Kanceláře Senátu, podáním žádosti s úředně ověřeným podpisem Subjektu údajů prostřednictvím podatelny Kanceláře Senátu nebo ověřením totožnosti žadatele předložením občanského průkazu při osobním podání žádosti v podatelně Kanceláře Senátu.
3. Při osobním podání žádosti podatelna Kanceláře Senátu ztotožní Subjekt údajů dle jeho občanského průkazu a údaje žadatele zaznamená v rozsahu jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště a datum narození.
4. U žádosti podané datovou schránkou Subjektu údajů, žádosti podepsané uznávaným elektronickým podpisem Subjektu údajů založeným na kvalifikovaném certifikátu s Identifikátorem MPSV podané e-mailem, žádosti podepsané úředně ověřeným podpisem Subjektu údajů podané dálkově např. prostřednictvím České pošty, se má za to, že úkon podání žádosti učinil sám Subjekt údajů a takto učiněné podání je vnímáno jako dostatečně ověřené.
5. Ze žádosti musí být zřejmé, že je žádost určena Kanceláři Senátu a že se žadatel domáhá uplatnění práva Subjektu údajů podle nařízení GDPR v Kanceláři Senátu.
6. Subjekt údajů uvede v žádosti údaje, podle nichž lze žadatele zjistit, to jest zejména jméno, příjmení, adresu bydliště a datum narození.
7. Není-li žádost podána podle odstavce 2 a 5, není žádostí ve smyslu GDPR a těchto Zásad.

Článek 4
Zpracování žádostí

1. Evidenci žádostí provádí podatelna Kanceláře Senátu v rámci systému EZOP Spisová služba, a to ve všech případech. Ve Spisové službě je dále evidována odpověď Subjektu údajů.
2. Koordinátor pro práva subjektů údajů posoudí žádost a:
   1. neuvede-li žadatel v žádosti údaje podle článku 3 odst. 6) těchto Zásad, anebo brání-li nedostatek údajů o žadateli postupu vyřízení žádosti, vyrozumí se souhlasem vedoucího Kanceláře Senátu o této skutečnosti bez zbytečného odkladu a nejpozději ve lhůtě do 15 kalendářních dnů ode dne podání žádosti Subjekt údajů, pokud je to možné. Na případné dodatečné doplnění údajů dle článku 3 odst. 6) těchto Zásad žadatelem je nahlíženo jako na podání nové žádosti, pro nějž platí všechna ustanovení těchto Zásad, včetně lhůt pro vyřízení žádosti;
   2. v případě, že se žádost nevztahuje k působnosti Kanceláře Senátu, žádost je nesrozumitelná nebo je žádost formulována příliš obecně, odmítne se souhlasem vedoucího Kanceláře Senátu žádosti vyhovět a vyrozumí o této skutečnosti bez zbytečného odkladu a nejpozději do 15 kalendářních dnů ode dne podání žádosti Subjekt údajů, pokud je to možné.
3. Informace jsou poskytnuty Subjektu údajů na žádost, a to bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Koordinátor pro práva subjektů údajů informuje Subjekt údajů o jakémkoliv takovém prodloužení do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.
4. Informace k osobním údajům a veškerá sdělení a veškeré úkony se poskytují a činí bezplatně. Jsou-li žádosti podané subjektem údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může KS buď:
   1. uložit přiměřený poplatek dle Sazebníku úhrad zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělením nebo s učiněním požadovaných úkonů; nebo
   2. odmítnout žádosti nebo její části vyhovět.
   Zjevnou nedůvodnost nebo nepřiměřenost žádosti dokládá KS.
5. S poskytne Subjektu údajů jednu kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost Subjektu údajů může KS účtovat přiměřený poplatek dle Sazebníku úhrad na základě administrativních nákladů.

Článek 5
Zpracování žádostí – právo na přístup

1. Právo na přístup je poskytnuto vždy, pokud dojde k nalezení osobních údajů Subjektu údajů v rámci informačních systémů KS.
2. Pokud KS o žadateli žádné údaje nezpracovává, poskytuje se informace, že osobní údaje žadatele nejsou předmětem zpracování osobních údajů ze strany Kanceláře Senátu.

Článek 6
Zpracování žádostí – právo na přenositelnost

Právo na přenositelnost je poskytnuto v případě zpracování na základě souhlasu či smlouvy a pouze pro data předaná Subjektem údajů.

Článek 7
Zpracování žádostí – právo na výmaz, příp. omezení zpracování

1. Právo na výmaz je prováděno automaticky po skončení lhůty pro uchování osobních údajů stanovené v jednotlivých Záznamech o činnostech zpracování.
2. Ad-hoc výmaz na základě uplatnění práva na výmaz je realizován pouze v případě zpracování osobních údajů bez právního základu po uplynutí lhůty pro uchování osobních údajů a v případě neoprávněné evidence a zveřejňování fotografií, pokud je možné provedení ztotožnění Subjektu údajů.
3. Ad-hoc výmaz není prováděn v případě právní povinnosti osobní údaje nadále uchovávat.

Článek 8
Zpracování žádostí – právo na námitku proti zpracování

Právo na námitku je zpracováno vždy podle konkrétní námitky. Realizace tohoto práva není automatizována, jelikož se může jednat o množství různých technicky specifických požadavků vedoucích na data v různých informačních systémech.

Článek 9
Zpracování žádostí – právo na aktualizaci vedených osobních údajů

Právo na aktualizaci je prováděno selektivně. Na základě požadované aktualizace je Koordinátorem pro práva subjektů údajů požadavek předán věcně příslušným útvarům KS k provedení aktualizace.

Článek 10
Odeslání odpovědi

1. Odeslání odpovědi Subjektu údajů je prováděno Koordinátorem pro práva subjektů údajů
   1. datovou schránkou;
   2. e-mailovou zprávou na e-mailovou adresu, prostřednictvím níž byla žádost podána, nebo na e-mailovou adresu, kterou Subjekt údajů v žádosti uvedl, avšak pouze formou zašifrovaného souboru s heslem zaslaným nezávislým kanálem (např. SMS);
   3. doporučeným dopisem do vlastních rukou žadatele zaslaným na adresu trvalého bydliště Subjektu údajů, nebo na kontaktní adresu, kterou žadatel v žádosti uvedl.
2. V případě, kdy jsou předmětem odpovědi předávané osobní údaje (Přístup, Přenositelnost), jsou jmenované osobní údaje předávány výhradně datovou schránkou nebo doporučeným dopisem do vlastních rukou žadatele.

Článek 11
Prodloužení termínu

1. V případě značného rozsahu vedených dat provede na základě vlastního uvážení Koordinátor pro práva subjektů údajů prodloužení doby na splnění práva Subjektu údajů o další 2 měsíce.
2. O prodloužení doby na poskytnutí práva Subjektu údajů Koordinátor pro práva subjektů údajů vždy písemně informuje Pověřence pro ochranu osobních údajů.
3. O prodloužení doby na poskytnutí práva Subjektu údajů Koordinátor pro práva Subjektů údajů vždy informuje Subjekt údajů datovou zprávou, e-mailovou zprávou na kontaktní e-mail zadaný Subjektem údajů v rámci žádosti nebo doporučeným dopisem.

Článek 12
Závěrečná ustanovení

1. Pokud správce nepřijme opatření, o něž Subjekt údajů požádal, informuje bezodkladně a nejpozději do jednoho měsíce od přijetí žádosti subjekt údajů o důvodech nepřijetí opatření a o možnosti podat stížnost u dozorového úřadu a žádat o soudní ochranu.
2. Dozor nad dodržováním povinností při zpracování osobních údajů provádí Úřad pro ochranu osobních údajů. Kontaktní údaje na Úřad pro ochranu osobních údajů jsou uvedeny na webových stránkách úřadu: http://www.uoou.cz.
3. Kontaktní údaje na Pověřence pro ochranu osobních údajů v Kanceláři Senátu zde.
4. Informační memorandum Kanceláře Senátu zde.