Výroční zpráva Archivu Senátu Parlamentu ČR za rok 2016

Sídlo archivu:

Valdštejnské nám. 17/4, 118 01 Praha 1
tel.: 257072605, 257072606
fax: 257 534 310
e-mail: sumovam@senat.cz, solcovap@senat.cz
web: http://www.senat.cz/informace/z_historie/archiv_senatu

Zřizovatel archivu:

Česká republika – Kancelář Senátu, Referát archivu a oběhu spisů je včleněn do Organizačního odboru a jeho pracovnice je pověřena vedením ve věcech archivní problematiky.

Akreditace dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě vychází z § 80 odst. 4, akreditace byla udělena na základě splnění podmínek stanovených v § 61 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě rozhodnutím OAS čj. 1605/1-2007 ke dni 30. 10. 2007.

Činnost archivu se soustředila na plnění úkolů daných zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů v platném znění, a předpisů souvisejících, a úkolů stanovených odborem archivní správy a spisové služby MVČR.

Základní činností archivu je péče o dokumenty vzniklé z činnosti Senátu a Kanceláře Senátu Parlamentu České republiky. Nejdůležitější činnosti archivu jsou předarchivní péče, průběžné mimoskartační řízení pro nejvýznamnější dokumenty původce v režimu A0, zpracování a využívání. Skutečnost, že archiv spravuje z hlediska archivního velmi mladé dokumenty, je preferováno pořizování precizních dílčích seznamů a pomocných evidencí usnadňujících vyhledávání před definitivním pořádáním fondů. V evidenci NAD probíhala běžná údržba související se skartačními a mimoskartačními řízeními i manipulačními pracemi.

Prostorová situace archivu je v delším časovém horizontu neuspokojivá a vyžaduje dořešení v dohledné době. Depozitáře jsou naplněny z 85%. Depozitáře nejsou opatřeny klimatizací a proto dochází zejména v letních měsících k výkyvům teplot.

I. Personální podmínky v archivu:

• rozhodováním ve věcech Archivu Senátu pověřena: PhDr. Martina Šumová
• systemizovaný a skutečný stav pracovníků: 2/2, vzdělání 1x vysokoškolské, 1x středoškolské
• funkční zařazení: odborná správa archivních fondů a sbírek a předarchivní péče, vedení evidence NAD, zajišťování a organizace služeb v Jednacím sále při plenárních zasedáních Senátu.

II. Celkové množství evidovaných archiválií:

Po dohodě s Archivní správou MV ČR proběhlo v roce 2014 rozdělení dosud jediného archivního fondu Senát Parlamentu ČR na zatím osm samostatných archivních fondů podle jednotlivých funkčních období. Nyní archiv spravuje celkem 12 archivních fondů, a sice:

• NAD 1 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 1. funkční období (1996–1998)
  celkem 13,5 bm, tj. 128 evidenčních jednotek, z toho 107 kartonů, 1 fascikl, 20 jiné – předměty faleristické povahy – inventarizovaný fond
• NAD 2 archivní fond Senát Parlamentu ČR – dokumentace (1996–2014)
  celkem 97,58 bm, tj. 728 evidenčních jednotek, z toho 685 kartonů, 2 balíky a 24 jiné – tubusy a kalendáře
• NAD 3 archivní fond Senát Parlamentu ČR – Kancelář Senátu (1996–2012)
  celkem 34,53 bm, tj. 293 evidenčních jednotek, z toho 263 kartonů, 8 úředních knih a 12 registraturních pomůcek, 9 balíků a 1 jiná ev. jednotka
• NAD 4 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 2. funkční období (1998–2000)
  celkem 16,45 bm, tj. 138 evidenčních jednotek, z toho 137 kartonů a 1 balík
• NAD 5 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 3. funkční období (2000–2002)
  celkem 14,57 bm, tj. 119 evidenčních jednotek, z toho 118 kartonů a 1 balík
• NAD 6 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 4. funkční období (2002–2004)
  celkem 16,20 bm, tj. 135 evidenčních jednotek, z toho 132 kartonů a 3 balíky
• NAD 7 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 5. funkční období (2004–2006)
  celkem 15,56 bm, tj. 128 evidenčních jednotek, z toho 126 kartonů a 2 balíky
• NAD 8 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 6. funkční období (2006–2008)
  celkem 14,54 bm, tj. 119 evidenčních jednotek, z toho 117 kartonů a 2 balíky
• NAD 9 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 7. funkční období (2008–2010)
  celkem 13,45 bm, tj. 111 evidenčních jednotek, z toho 110 kartonů a 1 balík
• NAD 10 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 8. funkční období (2010–2012)
  celkem 15,74 bm, tj. 134 evidenčních jednotek, z toho 132 kartonů a 2 balíky
• NAD 11 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 9. funkční období (2012–2014)
  celkem 13,58 bm, tj. 118 evidenčních jednotek, z toho 118 kartonů
• NAD 12 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 10. funkční období (2014–2016)
  celkem 12,66 bm, tj. 111 evidenčních jednotek, z toho 110 kartonů a 1 balík

Přírůstek za rok 2016

• fond Senát Parlament ČR – Kancelář Senátu – 0,35 bm
• fond Senát PČR – 10. funkční období – 12,66 bm

Evidence NAD

V souladu s platným pokynem Odboru archivní správy a spisové služby ministerstva vnitra k vedení evidence NAD ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb. v platném znění a předpisů souvisejících se v archivu postupovalo při aktualizaci databáze PEvA. Archivní databáze PEvA byla aktualizována prostřednictvím modulů vnitřních a vnějších změn listů NAD. Byl prováděn tisk nových karet ke všem fondům a byly kompletovány spisy o fondu.

III. Výběr, zpracování a využívání archiválií:

1. Výběr archiválií

a) ve skartačním řízení

V roce 2016 bylo provedeno šesti skartačních řízení.

Šlo o skartační řízení u Odboru vnějších vztahů a služeb Kanceláře Senátu - oddělení vztahů s veřejností pro dokumenty „S“ z let 1997-2005 v celkovém rozsahu 8,4 bm.

Skartační řízení u Bezpečnostní ředitelky Kanceláře Senátu pro utajované dokumenty „S“, které však nevznikly z činnosti Senátu P ČR, z let 2006-2013 v celkovém rozsahu 0,03 bm.

Skartační řízení u Odboru technického zajištěn - oddělení autoprovozu pro dokumenty „S“ z let 1996-2010 v celkovém rozsahu 7 bm.

Skartační řízení u Odboru gastronomických služeb Kanceláře Senátu pro dokumenty z let 2005-2014 v celkovém rozsahu 7,5 bm, z čehož 0,3 bm bylo dokumentů „A“.

Skartační řízení u Organizačního odboru Kanceláře Senátu – v agendě stenografických služeb pro dokumenty „S“ z roku 2006 v celkovém rozsahu 4,9 bm.

Nejrozsáhlejší a zatím nedokončené je skartační řízení připravené Centrální spisovnou pro dokumenty Senát a jeho kanceláře.

Celkem bylo ve skartačních řízeních posouzeno 27,8 bm dokumentů z let 1996-2014, z toho 0,3 bm bylo dokumentů „A“.

b) v mimoskartačním řízení

Mimoskartační řízení č. 1/2016 bylo prováděno průběžně během celého 10. funkčního období u orgánů Senátu PČR pro dokumenty A z let 2014-2016, v celkovém rozsahu 12,66 bm – 110 kartonů a 1 balík.

Celkem bylo posouzeno 40,46 bm dokumentů, z nichž bylo vybráno k trvalému uložení do Archivu Senátu 12,96 bm, které po přemanipulování jsou uloženy ve 113 kartonech o celkové metráži 13,01 bm.

2. zpracování archiválií

• Bylo dokončeno popisování, označování a zpracovávání průběžně předávaných dokumentů z 10. funkčního období Senátu Parlamentu ČR, tedy z výborů, komisí a podvýborů Senátu a z jednání Senátu.
• V Archivu Senátu vykonalo v uplynulém roce praxi 5 stážistů (středoškoláci a vysokoškoláci). Stážisté vykonávali pomocné práce spojené s chodem schůzí Senátu.
• Na exkurzi přišlo 8 zájemců z řad kolegů archivářů i studentů.

3. využívání archiválií

• Vzhledem k 77 % zveřejnění klíčových dokumentů z činnosti Senátu PČR na webových stránkách archivu i Senátu samotného, navštívili archiv osobně jen 2 badatelé.
• Pracovnice Archivu Senátu zpracovaly pro potřeby Kanceláře Senátu, Poslanecké sněmovny i veřejnosti 10 složitějších rešerší a poskytly 52 informací a dohledání k činnosti Senátu ze všech archivovaných funkčních období.

IV. Stav archiválií

Vzhledem ke stáří archiválií je jejich fyzický stav beze změn. Dokumenty vzniklé z činnosti orgánů Senátu PČR mající povahu archiválií lze tisknout z webových stránek Senátu. Jejich zálohování, bezpečnost a bezporuchový chod sítě zajišťuje Odbor informatiky Kanceláře Senátu.

V. Konzervace a restaurování archiválií:

Archiválie, vzhledem k svému stáří, nevyžadují žádný konzervátorský a restaurátorský zásah.

Zpracovala PhDr. Martina Šumová.

V Praze dne 10. 1. 2017

---

ARCHIV SENÁTU PARLAMENTU ČR

Využívání archiválií a provoz badatelny v roce 2016

Přehled evidenčních údajů k 31. 12. 2016

Základní souhrnné informace ze základní evidence NAD

Výkony v roce 2016

Výběr archiválií a delimitace archiválií, celkové vnější změny